Stundensatz-Rechner

Wie kannst du deinen Stundensatz berechnen?

Beim Stundensatz berechnen geht es nicht darum, dein gewünschtes Monatsnetto direkt durch deine Arbeitszeit zu teilen. Als Freelancer bezahlst du aus deinem Honorar auch Einkommensteuer, Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Betriebskosten und Zeiten ohne Rechnung. Genau deshalb liegt der notwendige Satz meist deutlich über einem Angestellten-Stundenlohn.

Die Rechnung läuft in dieser Reihenfolge: Zuerst wird der Gewinn gesucht, der nach Steuern, Kranken- und Pflegeversicherung und Altersvorsorge dein gewünschtes Netto übrig lässt. Danach kommen deine Betriebskosten dazu. Dieser benötigte Jahresumsatz wird durch die abrechenbaren Stunden geteilt. Die abrechenbaren Stunden ergeben sich aus den Arbeitswochen nach Urlaub und Ausfallzeiten mal den Stunden, die du Kunden wirklich berechnest.

Du gibst dein Nettoziel oder ein bisheriges Angestelltengehalt, Kosten, abrechenbare Stunden, Urlaub, Krankenversicherung, Altersvorsorge und Umsatzsteuer ein.

Wichtig ist die Trennung zwischen Arbeitszeit und abrechenbarer Zeit. Angebote schreiben, Buchhaltung, Akquise, Weiterbildung, Support ohne Zusatzauftrag oder interne Abstimmungen bringen keinen direkten Umsatz. Wenn du eine volle Arbeitswoche planst, aber nur einen Teil davon abrechnen kannst, muss der einzelne Stundensatz diese nicht berechneten Zeiten mittragen.

Beispiel: Stundensatz berechnen mit 3.000 € Wunsch-Netto

Ein Beispiel zeigt die Logik der Rechnung. Angenommen, du willst 3.000 € netto pro Monat behalten. Du planst 8.000 € Betriebskosten pro Jahr, 25 Std. abrechenbare Arbeit pro Woche, 6 Wochen Urlaub und 4 Wochen für Feiertage, Krankheit und Weiterbildung. Gerechnet wird mit gesetzlicher Krankenversicherung mit Krankengeld, 2,9 % Zusatzbeitrag, kinderlos, ohne Altersvorsorge, ohne Gewerbesteuer und ohne Kirchensteuer.

Die abrechenbare Zeit beträgt 42 Wochen × 25 Std. = 1.050 Std. pro Jahr. Der nötige Gewinn vor Steuern und Vorsorge liegt bei 57.389,48 €. Davon gehen 8.936,00 € für Einkommensteuer, Soli, KiSt und Gewerbesteuer sowie 12.453,48 € für Kranken- und Pflegeversicherung ab. Übrig bleiben 36.000,00 € Netto im Jahr.

Dann werden die Betriebskosten addiert: Umsatz = Gewinn + Betriebskosten 8.000 € = 65.389,48 €. Dieser Umsatz wird auf die abrechenbaren Stunden verteilt: Stundensatz = 65.389,48 € ÷ 1.050 Std. = 62,28 € ohne Umsatzsteuer.

Mit 19 % Umsatzsteuer steht auf der Rechnung ein Stundensatz von 74,11 €. Der Tagessatz ohne Umsatzsteuer beträgt 498,21 €, wenn du mit 8 Std. pro Tag rechnest. Von jedem Stundensatzanteil entfallen in diesem Beispiel 34,29 € auf dein Netto, 8,51 € auf Steuern, 11,86 € auf Kranken- und Pflegeversicherung und 7,62 € auf Betriebskosten.

Warum abrechenbare Stunden deinen Freelancer-Stundensatz stark verändern

Die abrechenbaren Stunden sind oft der größte Hebel. Dein gewünschtes Netto, die Betriebskosten und die Versicherungen können gleich bleiben - trotzdem ändert sich der Stundensatz deutlich, wenn du mehr oder weniger Zeit tatsächlich abrechnen kannst.

Bei 3.000 € Wunsch-Netto, 8.000 € Betriebskosten und denselben Annahmen zu Steuern und Krankenversicherung ergibt sich bei 20 Std. pro Woche ein Netto-Stundensatz von 77,84 €. Der Tagessatz liegt dann bei 622,76 €, die abrechenbare Jahreszeit bei 840 Std. Bei 25 Std. pro Woche sinkt der Satz auf 62,28 € bei 1.050 Std. pro Jahr. Bei 40 Std. pro Woche wären es 38,92 € bei 1.680 Std. pro Jahr.

Das heißt nicht, dass du dauerhaft jede verfügbare Stunde verkaufen solltest. Wenn du zu knapp kalkulierst, fehlt Zeit für Akquise, saubere Projektübergaben, Weiterbildung oder Erholung. Gerade bei Projektgeschäft und wechselnden Auftraggebern ist eine realistische Auslastung sinnvoller als ein schön niedriger Stundensatz, der nur auf dem Papier funktioniert.

Auch ein niedriges Stundenvolumen kann passen, braucht aber ein anderes Honorar. Bei 3.500 € Wunsch-Netto und nur 15 Std. abrechenbar pro Woche ergibt sich ein Netto-Stundensatz von 122,63 € und ein Tagessatz von 981,04 €. Die Rechnung zeigt dann nicht, dass der Satz falsch ist, sondern dass die wenigen abrechenbaren Stunden sehr viel tragen müssen.

Stundensatz Freelancer: Steuern, Krankenversicherung und Altersvorsorge richtig einordnen

Steuern und Vorsorge sind keine pauschale Nebensache. In der Beispielrechnung mit 3.000 € Wunsch-Netto liegen Steuern und Vorsorge bei 37,27 % des Gewinns, obwohl keine Altersvorsorge eingerechnet ist. Die Kranken- und Pflegeversicherung beträgt 12.453,48 €, die Steuerposition 8.936,00 €.

Wenn du statt der genauen Berechnung eine pauschale Quote von 35 % nutzt, kommt bei denselben Eckdaten ein Netto-Stundensatz von 60,37 € heraus. Das ist nah am Beispiel, aber nicht identisch. Eine Pauschale kann für eine schnelle Orientierung reichen. Für Preisangebote, Rücklagen und Liquiditätsplanung ist die genauere Variante meist belastbarer, weil Krankenversicherung, Kirchensteuer, Gewerbesteuer und Vorsorge stark von deiner Situation abhängen.

Altersvorsorge verändert das Honorar spürbar. Bei 3.000 € Wunsch-Netto, 25 Std. abrechenbar pro Woche und 400 € eigener Altersvorsorge pro Monat steigt der Netto-Stundensatz auf 68,14 €. Die eingerechnete Altersvorsorge beträgt 4.800,00 €, Steuern und Vorsorge liegen dann bei 43,35 % des Gewinns.

Auch die Krankenversicherung macht einen Unterschied. Mit privater Krankenversicherung von 650 € pro Monat ergibt sich im entsprechenden Beispiel ein Netto-Stundensatz von 57,65 €. Die Kranken- und Pflegeversicherung liegt dort bei 7.800,00 €. Das ist keine Empfehlung für ein System, sondern nur ein Rechenergebnis zu den eingegebenen Beiträgen.

Wenn du gewerblich tätig bist und zusätzlich Kirchensteuer zahlst, ändert sich die Steuerlast ebenfalls. Im Beispiel mit Gewerbe, 380 % Hebesatz und Kirchensteuer in Bayern liegt der Netto-Stundensatz bei 62,96 € und der Tagessatz bei 503,69 €.

Netto-Stundensatz, Umsatzsteuer und Tagessatz im Angebot

Für Angebote ist der Netto-Stundensatz die zentrale Größe. Er beschreibt dein Honorar ohne Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist. Im Beispiel stehen deshalb 62,28 € ohne Umsatzsteuer und 74,11 € inklusive 19 % Umsatzsteuer nebeneinander.

Bei Geschäftskunden ist es üblich, den Nettopreis klar zu nennen und die Umsatzsteuer zusätzlich auszuweisen. So sehen beide Seiten, was dein Honorar ist und welcher Teil Steuer ist. Wenn du Kleinunternehmer bist und keine Umsatzsteuer ausweist, sind Netto-Stundensatz und Rechnungsbetrag pro Stunde gleich. Im Beispiel ohne Umsatzsteuer ergibt sich deshalb ebenfalls 62,28 €.

Der Tagessatz ist nur eine andere Verpackung desselben Honorars. Bei 8 Std. pro Tag werden aus 62,28 € pro Stunde ein Tagessatz von 498,21 €. In einem anderen Beispiel ergeben 5.000 € Wunsch-Netto bei 30 Std. abrechenbar pro Woche einen Stundensatz von 86,24 € und einen Tagessatz von 689,91 €.

Wenn du von einem Angestelltengehalt kommst, solltest du nicht das Bruttogehalt durch Arbeitsstunden teilen. Bei 60.000 € Bruttojahresgehalt als Angestellter ergibt die Rechnung ohne zusätzliche Altersvorsorge einen Freelancer-Stundensatz von 65,16 €. Mit rentenversicherungspflichtiger Altersvorsorge liegt das Beispiel bei 80,72 €. Das bisherige Netto des Angestellten beträgt 3.130,09 € pro Monat.

Typische Fehler beim Honorar berechnen

Der häufigste Fehler ist, zu viele Stunden als abrechenbar anzusetzen. Wenn du jede Arbeitsstunde verkaufst, bleiben keine Reserven für Leerlauf, Verwaltung, Rückfragen, Vertrieb oder Krankheit. Die Rechnung wird dann zwar niedrig, aber schwer durchzuhalten.

Weitere typische Fehler:

• Betriebskosten vergessen: Hardware, Software, Büro, Versicherungen, Weiterbildung und Steuerberatung müssen aus deinem Umsatz bezahlt werden.
• Umsatzsteuer mit Honorar verwechseln: Bei 19 % Umsatzsteuer ist der Rechnungsbetrag höher als dein Netto-Honorar, aber die Steuer gehört nicht dir.
• Altersvorsorge ausblenden: Ohne eingerechnete Vorsorge sieht der Stundensatz niedriger aus, bildet aber deine langfristige Absicherung nicht ab.
• Angestelltengehalt falsch übertragen: Als Selbstständiger trägst du Kosten, Risiken und unbezahlte Zeiten selbst.
• Pauschale Quote überschätzen oder unterschätzen: 35 % kann passen, kann aber je nach Krankenversicherung, Gewerbe, Kirchensteuer und Vorsorge danebenliegen.

Die Rechnung ersetzt keine Steuerberatung und keine individuelle Honorarberatung. Sie arbeitet mit deinen Eingaben und den hinterlegten Regeln. Besondere Fälle wie abweichende Versicherungsbeiträge, andere steuerliche Abzüge, Gewerbesteuerdetails, KSK, mehrere Einkunftsarten oder internationale Leistungen solltest du fachlich prüfen lassen, bevor du verbindliche Preise oder Rücklagen festlegst.