FTE-Rechner

Was bedeutet FTE beim fte berechnen?

FTE steht für Vollzeitäquivalent. Damit vergleichst du Arbeitszeit unabhängig davon, wie viele Menschen dahinterstehen. Die Einheit beschreibt also nicht Köpfe, sondern Arbeitsvolumen gemessen an der Vollzeit im Betrieb.

Ein Beispiel: 30 Wochenstunden bei 40 Std. Vollzeit entsprechen 0,750 FTE. Eine Person mit 20 Wochenstunden kommt bei 40 Std. Vollzeit auf 0,500 FTE. Beide Angaben sagen mehr über die verfügbare Kapazität aus als der reine Headcount.

Der Unterschied wird bei Teams besonders deutlich. Ein Team mit 40, 30, 20, 20 und 10 Wochenstunden hat 5 Köpfe, aber 3,000 FTE. Für die Einsatzplanung ist also beides interessant: Headcount zeigt, wie viele Personen du koordinierst, FTE zeigt, wie viel Arbeitszeit insgesamt zur Verfügung steht.

Wie funktioniert die FTE-Formel?

Die Grundformel lautet in Worten: Du teilst die vertraglichen Wochenstunden durch die Vollzeit-Wochenstunden im Betrieb. Für Teams addierst du zuerst alle Wochenstunden und teilst die Summe anschließend durch die Vollzeit.

Durchgerechnetes Beispiel: Eine Person arbeitet 30 Std. pro Woche, Vollzeit sind 40 Std. pro Woche. Die Rechnung lautet: 30 ÷ 40 = 0,750. Das entspricht einem Stellenanteil von 75 %. Im Rechner erscheinen dazu außerdem 30,0 Std. Wochenstunden gesamt, 130,0 Std. pro Monat und 1.560 Std. pro Jahr.

Wähle im Rechner, ob du einzelne Wochenstunden, ein Team oder einen Personalbedarf in FTE umrechnen möchtest.

Wichtig ist die richtige Vollzeitbasis. In manchen Betrieben gelten 40 Std., in anderen 39 Std., 38,5 Std., 37,5 Std. oder 35 Std. Dieselbe Teilzeitstelle kann dadurch einen anderen FTE-Wert haben. Eine 30,0-Std.-Stelle ist bei 40 Std. Vollzeit 0,750 FTE, bei 35 Std. Vollzeit aber 0,857 FTE.

Teilzeit FTE: typische Wochenstunden richtig einordnen

Teilzeit wird oft als Prozentstelle beschrieben. FTE macht daraus eine vergleichbare Rechengröße. Bei einer 40-Std.-Vollzeit ergeben sich diese häufigen Werte:

Wochenstunden	FTE bei 40 Std.	Stellenanteil
10,0	0,250	25 %
20,0	0,500	50 %
30,0	0,750	75 %
40,0	1,000	volle Vollzeit

Auch mehrere Teilzeitkräfte können zusammen eine Vollzeitkapazität ergeben. Zwei Personen mit jeweils 20 Std. kommen bei 40 Std. Vollzeit zusammen auf 1,000 FTE. Die Rechnung hat dann 2 Köpfe, 40,0 Std. pro Woche, 173,3 Std. pro Monat und 2.080 Std. pro Jahr.

Ein anderes Beispiel: 3 Minijobber mit je 10 Std. ergeben zusammen 0,750 FTE. Jede Person liegt bei 0,250 FTE, der Stellenanteil pro Person beträgt 25 %. Für die Kapazität sind es zusammen 30,0 Std. pro Woche, obwohl du 3 Köpfe einplanst.

Wie kannst du mit FTE den Personalbedarf planen?

Wenn du ein FTE-Budget hast, kannst du daraus berechnen, wie viele Personen du bei einer bestimmten Wochenstundenzahl brauchst. Die Formel in Worten: benötigte FTE mal Vollzeit-Wochenstunden, danach geteilt durch die Wochenstunden je Person.

Beispiel: Für 2,5 FTE mit Personen zu je 20 Std. bei 40 Std. Vollzeit brauchst du 5 Personen. Jede Person entspricht 0,500 FTE, zusammen sind das 100,0 Std. pro Woche, 433,3 Std. pro Monat und 5.200 Std. pro Jahr.

Bei anderen Wochenstunden kann Aufrunden nötig werden. Für 4 FTE mit 30 Std. je Person ergeben sich rechnerisch 5,33 Personen. Da du keine 5,33 Personen beschäftigen kannst, werden 6 Personen benötigt. Dadurch entsteht ein Überhang von 20,0 Std./Woche. Genau dieser Unterschied ist in der Personalplanung wichtig, weil Budget, Dienstplanung und tatsächliche Besetzung sonst auseinanderlaufen können.

Für kleinere Budgets funktioniert die Logik genauso: 1,5 FTE bei 12 Std. je Person ergeben 5 Personen. Jede Person hat 0,300 FTE, zusammen sind es 60,0 Std. pro Woche.

Jahresdurchschnitt: FTE bei Eintritt, Austritt und befristeter Beschäftigung

FTE kann für eine aktuelle Woche oder als Jahresdurchschnitt betrachtet werden. Das ist relevant, wenn jemand nicht das ganze Jahr beschäftigt ist. Dann bleibt der Wochen-FTE-Wert gleich, aber der Jahresdurchschnitt sinkt entsprechend der Beschäftigungsdauer.

Beispiel: 3 Mitarbeiter mit je 15 Std. pro Woche haben bei 40 Std. Vollzeit zusammen 1,125 FTE. Pro Person sind das 0,375 FTE und ein Stellenanteil von 37,5 %. Wenn sie nur 6 Monate beschäftigt sind, liegt der FTE-Wert im Jahresdurchschnitt bei 0,563. Die wöchentliche Kapazität beträgt trotzdem 45,0 Std.; sie steht nur nicht über das ganze Jahr zur Verfügung.

Achte deshalb darauf, welchen Zeitraum du vergleichen willst. Für eine Schichtplanung zählt oft die Wochenkapazität. Für Reporting, Budget oder Personalentwicklung kann der Jahresdurchschnitt besser passen. Beide Werte können korrekt sein, beantworten aber unterschiedliche Fragen.

Typische Fehler beim fte berechnen vermeiden

Der häufigste Fehler ist eine falsche Vollzeitbasis. Wenn dein Betrieb 37,5 Std. als Vollzeit nutzt, darfst du nicht mit 40 Std. rechnen. Bei 38 Std. Wochenarbeitszeit und 37,5 Std. Vollzeit ergibt sich 1,013 FTE und ein Stellenanteil von 101,3 %. Das ist kein Rechenfehler, sondern zeigt, dass die Wochenstunden über der hinterlegten Vollzeit liegen.

Zweiter Fehler: Headcount und FTE werden vermischt. 5 Köpfe können 3,375 FTE ergeben, wenn die Wochenstunden 40, 35, 30, 20 und 10 betragen. Umgekehrt können wenige Köpfe viel FTE abbilden, wenn die Stunden hoch angesetzt sind. Bei 80 Std. je Person und 2 Mitarbeitern in einem 40-Std.-Betrieb erscheinen 4,000 FTE und 2,000 FTE pro Person. Solche Ergebnisse solltest du fachlich prüfen, weil sie auf besondere Arbeitszeitmodelle oder falsche Eingaben hindeuten können.

Dritter Fehler: Teilzeitquoten werden addiert, ohne die Stundenbasis zu prüfen. 20,0 Std. sind bei 40 Std. Vollzeit 0,500 FTE, bei 39 Std. Vollzeit aber 0,513 FTE. Wenn du Bereiche mit unterschiedlichen Vollzeitmodellen vergleichst, musst du die Basis klar benennen.