Reisekostenrechner 2026

Was rechnet der Reisekostenrechner 2026?

Der Reisekostenrechner bündelt die typischen Bestandteile einer beruflichen Reise: Fahrt, Verpflegung, Unterkunft, Reisenebenkosten und bereits steuerfrei erstattete Beträge. Du kannst damit prüfen, welcher Kostenrahmen für eine Arbeitgeber-Erstattung bleibt oder welchen Betrag du für den eigenen Steuerabzug ansetzen würdest.

Der Unterschied ist wichtig: Bei der Arbeitgeber-Erstattung geht es um den steuerfreien Erstattungsrahmen. Beim eigenen Steuerabzug geht es um Kosten, die du in der Steuererklärung geltend machen möchtest. Die tatsächliche steuerliche Wirkung hängt dann von deiner persönlichen Steuerberechnung ab. Der Rechner ersetzt deshalb keine Einzelfallprüfung, hilft dir aber, die Reisekosten sauber zu sortieren.

Du gibst Fahrtmittel, Dienstkilometer oder Ticketkosten, Reisetage, Mahlzeiten, Unterkunft, Nebenkosten und Erstattungen ein; der Rechner zeigt daraus Fahrtkosten, Verpflegung, Unterkunft und den verbleibenden Betrag.

Alle mehrtägigen Beispiele unten verwenden eine Anreise, einen vollen Kalendertag und eine Abreise mit zwei Übernachtungen. Ohne Mahlzeitenkürzung ergibt das 56,00 € Verpflegung. Genannte Hotelbeträge sind jeweils die Summe der reinen Unterkunftskosten. Die Dreimonatsfrist ist in diesen Beispielen noch nicht abgelaufen. Ein steuerfreier Rahmen begründet keinen Anspruch gegen den Arbeitgeber.

Wie funktioniert die Berechnung der Reisekosten?

Die Rechnung läuft in Worten so: Für die Fahrt werden entweder die Dienstkilometer mit der passenden Pauschale multipliziert oder tatsächliche Ticket- beziehungsweise Belegkosten angesetzt. Für die Verpflegung wird je Kalendertag die passende Tagespauschale berücksichtigt und um gestellte Mahlzeiten gekürzt. Unterkunft und berufliche Reisenebenkosten kommen dazu. Bereits steuerfrei erstattete Beträge werden abgezogen.

Ein Beispiel: Du fährst mit dem eigenen Pkw 100 km dienstlich, hast eine Anreise, einen vollen Kalendertag und eine Abreise, dazu 2 Nächte im Hotel mit 200 € Unterkunftskosten. Die Fahrtkosten betragen 30,00 €. Die Verpflegung liegt vor Kürzung bei 56,00 € und bleibt ohne gestellte Mahlzeiten auch nach Kürzung bei 56,00 €. Die Unterkunft wird mit 200,00 € berücksichtigt. Nebenkosten und bereits erstattete Beträge sind jeweils 0,00 €. Daraus ergibt sich ein Kosten- oder Erstattungsrahmen von 286,00 €.

Dasselbe Prinzip gilt auch bei Belegen: Bei einer Bahnreise mit 68 € Ticketkosten, 2 Übernachtungen und 140 € Hotelkosten ergibt das Beispiel 264,00 € als Reisekostenabzug.

Welche Verpflegungspauschalen gelten im Inland?

Für Inlandsreisen unterscheidet die Rechnung nach Art des Reisetags. Bei mehr als 8 Stunden sowie für Anreise oder Abreise mit Übernachtung gilt die kleine Pauschale. Für volle Kalendertage gilt die höhere Pauschale. Im Beispiel mit Anreise, vollem Kalendertag und Abreise entstehen 14,00 €, 28,00 € und 14,00 € Verpflegung. Zusammen werden 56,00 € vor Kürzung angesetzt.

Gestellte Mahlzeiten mindern den Betrag. Das sieht man gut an einer Tagesreise: Bei 9 Stunden Abwesenheit und einem gestellten Mittagessen beträgt die Verpflegung vor Kürzung 14,00 €. Die Mahlzeitenkürzung beträgt 11,20 €. Übrig bleiben 2,80 € Verpflegung. Mit 100 km Fahrt im eigenen Pkw kommen 30,00 € Fahrtkosten dazu, sodass der Rahmen insgesamt 32,80 € beträgt.

Wichtig ist die Erfassung je Kalendertag. Eine Reise mit mehreren Tagen ist nicht einfach eine einzige Gesamtstundenzahl. Anreise, volle Tage und Abreise werden getrennt bewertet.

Fahrt, Unterkunft und Nebenkosten richtig einordnen

Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw nutzt der Rechner 0,30 €/km. Deshalb ergeben 250 km Fahrtkosten von 75,00 €, 300 km ergeben 90,00 € und 1.000 km ergeben 300,00 €. Für ein anderes Motorfahrzeug gilt im Rechner 0,20 €/km; bei 400 km werden 80,00 € Fahrtkosten angesetzt. Bei Bahn, Flug oder anderen Tickets zählt dagegen der belegte Betrag, zum Beispiel 68,00 €.

Bei der Unterkunft kommt es darauf an, ob du tatsächliche Hotelkosten mit Beleg oder die Arbeitgeber-Pauschale verwendest. Mit Hotelbeleg werden im Beispiel 180,00 €, 95,00 €, 140,00 € oder 450,00 € als Unterkunft berücksichtigt. Bei pauschaler Unterkunft in der Arbeitgeber-Erstattung zeigt das Beispiel für 2 Nächte eine Unterkunft von 40,00 €. Beim eigenen Steuerabzug ohne Hotelbeleg wird die Unterkunft im Beispiel dagegen mit 0,00 € angesetzt.

Reisenebenkosten gehören nur hinein, wenn sie beruflich veranlasst und belegt sind. Im Beispiel mit pauschaler Unterkunft und 150 € Nebenkosten, 100 km Pkw-Fahrt und 56,00 € Verpflegung entsteht ein steuerfreier Betrag von 276,00 €.

Welche Fehler solltest du beim Reisekostenrechner vermeiden?

Der häufigste Fehler ist eine Vermischung von Dienstreise und täglichem Arbeitsweg. Der Reisekostenrechner ist für berufliche Auswärtstätigkeiten gedacht. Für regelmäßige Wege zur ersten Tätigkeitsstätte gelten andere Regeln. Prüfe deshalb zuerst, ob es wirklich eine Dienstreise war.

Achte außerdem auf die Fahrstrecke. Erfasst werden die gefahrenen Dienstkilometer für Hin- und Rückweg, nicht nur eine einfache Strecke. Bei Tickets trägst du keine Kilometerpauschale ein, sondern die tatsächlichen Kosten laut Beleg.

Bei Mahlzeiten solltest du ehrlich markieren, was gestellt wurde. Ein Frühstück im Hotel oder ein Mittagessen auf Einladung kann die Verpflegung mindern. Im Beispiel mit einem gestellten Frühstück sinkt die Verpflegung von 56,00 € auf 50,40 €; der gesamte Reisekostenabzug beträgt dort 320,40 €.

Bewahre Belege für Hotel, Tickets und Nebenkosten auf und dokumentiere Anlass, Ort, Zeitraum und Reisetage. Bei steuerlichen Fragen zählt am Ende der konkrete Einzelfall, besonders wenn die Dreimonatsfrist am selben Einsatzort erreicht ist oder dein Arbeitgeber eigene Erstattungsregeln nutzt.